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新メールシステム（Exchange Online）
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はじめに
- まずは、Outlook on the Web を使って、メールを読める環境を確保してください。
- メールソフトの設定追加や使い方について、新潟大学独自の部分はほとんどではありませんので、ネットで検索するとよりわかりやすいページがヒットすることもあります。 特に、他大学が参考になります。 「Exchange Online mac メール」などとして、検索してみてください。
概要
- 新メールシステムの名称は Exchange Online といいます。 マイクロソフト社が提供するサービス Microsoft365 の一部で、 企業や大学などで広く使われています。
- アカウントの初期設定完了後はメールアカウントをメールソフトに追加できますが、 6月9日の切り替え完了までは、メールを正しく送ることができませんので、注意してください。
- 旧システムから、Exchange Online へのメールのコピーは行いません。 必要であれば、各自で行ってもらうことになります。 Outlook と Thunderbird を使ったメールのコピー方法のマニュアルを「マニュアル等」に用意しました。
- DEEPMail で個別に自動振り分けをされている場合は、 各自で Outlook (Exchange Online) に再度設定していただく必要があります。
移行後のメール環境
サインイン（ログイン）について
- 学内ネットワークで使用する場合は、パスワードのみでサインインできます。
- 学外ネットワークで使用する場合は、電話（SMS、音声）等を使った多要素認証が必須となります。
- 毎回パスワードや多要素認証を要求されることはありませんが、ネットワークを移動すると多要素認証を求められます。
メールアプリ
ウェブブラウザでメールを読む(Outlook on the web)
もっとも簡単な方法です。まずは、これを使ってメールを読める環境を確保してください。
DEEPMail で個別に自動振り分けや、メール転送設定をされている場合は、各自で Outlook (Exchange Online) に再度設定していただく必要があります。
Outlook (Windows, Mac, iOS, Android)
- Exchange Online の機能を最も有効に活用できます。
- 「新しい Outlook」の使用を促されますが、「新しい Outlook」では DEEPMail の設定ができません。 完全に移行が済んでから「新しい Outlook」に切り替えてください。
- DEEPMail で個別に自動振り分けや、メール転送設定をされている場合は、各自で Outlook (Exchange Online) に再度設定していただく必要があります。
- アカウントの追加・DEEPMail から Exchange へメールデータをコピーする方法
Thunderbird
- 個人用メールボックスの読み書きに支障はありません。
- 共有メールボックスを使用する場合、読むことに問題はありませんが、送信時に共有メールボックスのアドレスを使用することができていません（調査中）。
- DEEPMail で個別に自動振り分けや、メール転送設定をされている場合は、各自で Outlook (Exchange Online) に再度設定していただく必要があります。
- アカウントの追加・DEEPMail から Exchange へメールデータをコピーする方法
Mac のメールアプリ
- 個人用メールボックスの読み書きに支障はありません。
- 共有メールボックスは「Macで共有メールボックスを使う」で検索すると香川大学が作成したPDFファイルがヒットします。（こちらでは未確認です）
- MS365アカウントを、システム設定 → インターネットアカウントから追加すると、 メールアプリとともに、カレンダー等も MS365 と同期できるようになります。
- DEEPMail で個別に自動振り分けや、メール転送設定をされている場合は、各自で Outlook (Exchange Online) に再度設定していただく必要があります。
- アカウントの追加方法
iOS(iPhone, iPad) のメールアプリ
- 個人用メールボックスの読み書きに支障はありません。
- アカウントの追加方法
その他のメールソフト
- メールアカウント追加画面で、マイクロソフトの認証画面が表示される場合は、使用できる可能性がありますので、 お問い合わせください。
共有メールボックス
閲覧方法
Outlook for Mac で共有メール、予定表、または People フォルダーを開く(microsoft.com)
Outlook (web版) に共有メールボックスを追加する
https://www.google.co.jp/ 等で、「outlook web に共有メールボックスを追加する」と入力して検索してください。
利用形態
次のような場合に適合します。
- 共有PCにメールアカウントを設定して、複数の人がその前にいって、メールを処理していた場合
共用PCのメールが、マイクロソフトのクラウドの中に移動したと思ってください。 Outlook はクラウド内の共用PC（=共有メールボックス）を操作するためのツールになります。
共有PCは一つで、誰かが操作（メールの送信、転送、移動、削除等）した結果を、他の人もそのまま引き継げたように、 共有メールボックスも一つですので、共有PCと同じように振る舞います。
共有PCの時は、「その前に行って座る」という物理的な動作が伴ったため、自分が何を操作しているかわかりやすかったと思います。 共有メールボックスは、自分とメールボックスと区別が付きにくいため、戸惑うかもしれませんが、 どこにいても自分の目の前の Outlook で操作できます。
- 異動などの際にメールアドレスを引き継ぐ必要があり、かつ、移動前のメールデータも引き継ぐ必要がある場合
個人メールボックスに複数のメールアドレスを設定する方法もありますが、この場合は、次の人にメールデータを引き継ぐことができません。 共有メールボッスクを使う場合は、利用者を変更するだけで、メールデータを引き継ぐことができます。
マニュアル等
メールソフトで Exchange Online を使うための設定や操作について、 新潟大学独自の部分はほとんどではありませんので、 ネットで検索するとよりわかりやすいページがヒットすると思います。
Outlook 設定とメールデータ移行
ひとつのマニュアルに、MS365アカウントを登録する方法と、DEEPMail のメールデータを Exchange Online にコピーする方法が書かれています。
【Windows Outlook】DEEPMail と MS365アカウント 追加手順、データ移行手順(06/17更新)
- page27 から、新しいメールサーバへの接続方法です。 最初のページは古いメールサーバへの接続方法です。 既に古いメールサーバのメールが読めている場合は不要です。
- 旧サーバに接続するためのサーバ情報は、https://www.cais.niigata-u.ac.jp/service/mail_deepmail/ の「メールソフトを利用する際の注意点」にあるPDFファイルを参照してくたさい。
【参考】既に DEEPMAIL が登録されている Outlook に MS365アカウントを追加する際にエラーになった場合の対処方法
Outlook for Mac で共有メール、予定表、または People フォルダーを開く(microsoft.com)
Web 版 Outlook 設定
Outlook (web版) に共有メールボックスを追加する
https://www.google.co.jp/ 等で、「outlook web に共有メールボックスを追加する」と入力して検索してください。
Thunderbird 設定とメールデータ移行
ひとつのマニュアルに、MS365アカウントを登録する方法と、DEEPMail のメールデータを Exchange Online にコピーする方法が書かれています。
個人用のアカウントを追加する場合、メールアドレスを聞かれたときは、MS365アカウント名（xxxxxx.med@niigata-u.ac.jp のように @ の前に med や adm 等のサブドメインがくるもの）を入力してください。 このままですと、差出人のメールアドレスがマイクロソフトアカウントのままですので、 下記、「Thunderbird で差出人メールアドレスを設定する」を参考に変更してください。
【macOS Thunderbird】設定とメールデータ移行手順(06/17更新)
【Windows Thunderbird】設定とメールデータ移行手順(06/17更新)
- 旧サーバに接続するためのサーバ情報は、https://www.cais.niigata-u.ac.jp/service/mail_deepmail/ の「メールソフトを利用する際の注意点」にあるPDFファイルを参照してくたさい。
Mac, iPhone, iPad メールアプリ
以下の設定で、メールアドレスを聞かれたときは、MS365アカウント名（xxxxxx.med@niigata-u.ac.jp のように @ の前に adm,med 等のサブドメインがくるもの）を入力してください。
（少し古い iPhone 用）iOS メール アプリで Outlook アカウントを設定する(support.microsoft.com)
Android メールアプリ
以下の設定で、メールアドレスを聞かれたときは、MS365アカウント名（xxxxxx.med@niigata-u.ac.jp のように @ の前に adm,med 等のサブドメインがくるもの）を入力してください。
秀丸メール
- アカウントの追加(2024-06-26 更新)
K-9 メール
- 管理者による承認を済ませています。アカウントを追加してみてください。 その際、メールアドレスを聞かれたときは、MS365アカウント名（xxxxxx.med@niigata-u.ac.jp のように @ の前に adm,med 等のサブドメインがくるもの）を入力してください。