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教職員メールシステム移行プロジェクト
更新情報
- 2024/7/3 : Thuderbird 関連でよくある質問の回答をこちらにまとめています方法
- 2024/6/11 : 【重要】メールによるお問い合わせについて
- 2024/6/11 : 配布リストの配布先と共有メールボックスの利用者の変更を追加しました
- 2024/6/11 : Thunderbird と Mac メール で差出人のメールアドレスを変更する手順を追加しました。
- 2024/6/9 : メールシステムの切り替えを行いました。今後 DEEPMail にメールは届きません。
- 2024/6/6 : メールシステム移行に伴うメールセキュリティ対策の変更点の掲載について[学内限定]
- 2024/6/5 : メールシステム移行臨時ヘルプデスク の情報を追加しました。
- 2024/6/5 : マニュアル を追加しました。
- 2024/5/30 : 「Q. 設定が完了しているか確認したい」を追加しました。移行後のメールボックスの種類を確認したい方も、この方法で確認できます。
- 2024/5/27 : 新メールシステム(マニュアル) の説明ページを追加しました。
- 2024/5/27 : MS365アカウント初回サインイン時の操作 の説明ページを追加しました。
- 2024/5/23 : メールシステムの切り替え日が 6月9日 に変更させていただきます
- 2024/5/17 : 職員番号を持たない方専用MS365アカウント申請システムの運用を開始しました。
- 2024/5/11 : 職員メールシステム移行の説明動画を公開しました。
- 2024/5/1 : メールアドレス利用者のMS365アカウント調査を開始しました。
概要
新潟大学（以下、本学とする）で教職員向けに使用している部局メールシステム（DEEPMail）を、 Exchange Online (Microsoft365) クラウドメールシステムへ移行します。
このメール移行プロジェクトは教職員のみなさまのご協力があって初めて実現するプロジェクトです。 移行に際して、ご不便をおかけすることになりますが、何卒ご協力のほどお願い申し上げます。
スケジュール
- 5月1日 … メールアドレス利用者のMS365アカウント調査
- 6月9日（日） … メールシステム切り替え
- ～12月 … メールデータの新システムへコピー
教職員メールシステム移行の説明動画・資料
動画を YouTube で限定公開しております。 URL は公開しておりませんので、メールに添付の URL をクリックしていただくか、 お問い合わせください。
動画で作成した資料は、こちらからダウンロードできます。
経緯
本学で利用している教職員向けメールシステム（以下、既存メールシステム） は設計が古いため、 利便性があまり高くないことに加え、ソーシャルエンジニアリング攻撃等への技術的な対策が難しく、 文科省から求められているリスク対策の強化、 本学が進めるサイバーセキュリティ対策等基本計画の実行に影響を及ぼす可能性がありました。
そこで、メールシステムの利便性を高めることと技術的なセキュリティ対策をとれるようにすることを主目的に、 既存メールシステムの契約は令和 6 年 6 月までとし、それ以降は新メールシステムに切り替えることとしました。
新メールシステムについては、 現在利用のメールアドレスをそのまま利用できること、 利便性とセキュリティ確保の両立、 高可用性、 運用の容易さ、 コスト（初期導入コスト、ランニングコスト）等を検討した結果、 既存メールシステムのようなオンプレミス型ではなく、クラウド型メールシステムの導入を進める方向となりました。
変わる所/変わらない所
変わらない所
今使われている個人メールアドレスは引き続き使用可能です。 （「ただし、引き続き使用していただくためにはメールアプリ等の設定変更が必要です」とありましたが、プロジェクト初期の記述が残ったままでした。 5/1 にメールで送った手続きをとっていただければ、MS365アカウントを追加するだけで個人メールアドレスは使用可能です）
メールアプリ（Outlook, Thunderbird, macOS メール, Windows メール等）の多くは、設定を変更すれば、引き続き使用可能です。
変わる所
- 6/9 以降、メールアドレスの配送先が、現在のメールサーバからマイロソフトのサーバに変更になります。
- メールの送受信には、本学が発行する MS365アカウント が必須となります。
- メールサーバの保存容量 5GB から 50GB に増加します。
- 学外･海外からも VPN を介さず学内と同様の手順でメールの送受信が可能となります。
- iPhone、Android 等スマートフォンからも使用可となります。
- ウェブメールを使用していた場合、ユーザインターフェイスや機能が変更になります。
- 役職や問い合わせ先等の個人用メールアドレス以外の使用方法や申請方法が変更となります。
- メーリングリスト等の使用手順は変更となります。
- 全教職員に採用時にメールアドレス（マイクロソフトアカウント）を付与します。
- クラウド化はデータセンターの災害対策にもなります。
新メールシステム（クラウドメール）と既存メールシステムとの比較
| 新メールシステム(クラウド型メール) | 既存メールシステム(オンプレミス型DEEPMail) | |
|---|---|---|
| 現メールアドレスの使用 | ○ | ○ |
| 利便性 | ||
| 海外、学外からの利用 | ○ | △（VPN経由） |
| メール保存容量 | ○（大きい、50GB） | △（小さい、5GB） |
| 中国からの利用 | ○(ExchangeOnlineのみ) | × |
| セキュリティ機能 | ||
| メール誤送信防止 | ○ | ×（別途追加費が必要） |
| なりすましメール対策 | ○ | ×（別途追加費が必要） |
| 多要素認証 | ○ | ×（別途追加費が必要） |
| IPセキュリティ | ○ | ×（別途追加費が必要） |
| マルウェア対策 | ○ | ×（別途追加費が必要） |
| スパム対策 | ○ | ×（別途追加費が必要） |
| フィルタリング | ○ | ×（製品サービス終了間近） |
| 可用性 | ○（99.999%） | △(毎月計画停止あり左よりは低い) |
| 災害対策 | ○(複数のデータセンター) | ×(1つのデータセンター) |
| 安全面 | ||
| 設置場所 | △（管理外の国内DC、外国企業が管理） | △（管理外内の国内DC日本企業が管理） |
| 提供元 | △（米国） | ○（日本） |
| 運用の容易さ | ○ | △（機器の管理も必要） |
| コスト | ||
| 初期導入コスト | ○（安い） | ×（高い） |
| 基本ランニングコスト (参考資料2) | ○（安い） | |
| 加ライセンス費用 | △ | ○（比較的安い） |
| コスト上昇リスク | ×（高リスク） | △（相対的に低リスク） |