教職員メールシステム移行プロジェクト

更新情報

• 2024/5/17 : 職員番号を持たない方専用MS365アカウント申請システムの運用を開始しました。
• 2024/5/11 : 職員メールシステム移行の説明動画を公開しました。
• 2024/5/1 : メールアドレス利用者のMS365アカウント調査を開始しました。
• 2024/3/4 : 17:00 より、マイクロソフト365アカウント名を変更します。
• 2023/10/20 : DX推進委員会に於いて、全教職員へのMSアカウント配布が承認されました。
• 2023/7/31 : 2023.7.26 に開催された「新大DXで仕事ハックPart1」のアンケート結果(PDF)を掲載しました。
• 2023/7/13 : 移行についてに移行できる/できないメールソフトを追加しました。
• 2023/6/21 : メール利用状況調査結果を掲載しました。
• 2023/5/30 : メール利用状況調査（締切 6/12）を実施中です。回答にご協力をお願いします。
• 2023/4/21 : DX推進委員会にてクラウドメールへの移行が審議・承認されました。

概要

新潟大学（以下、本学とする）で教職員向けに使用している部局メールシステム（DEEPMail）を、 Exchange Online (Microsoft365) クラウドメールシステムへ移行します。

このメール移行プロジェクトは教職員のみなさまのご協力があって初めて実現するプロジェクトです。 移行に際して、ご不便をおかけすることになりますが、何卒ご協力のほどお願い申し上げます。

スケジュール

• 5月1日 … メールアドレス利用者のMS365アカウント調査
• 6月2日（日） … メールシステム切り替え
• ～12月 … メールデータの新システムへコピー

教職員メールシステム移行の説明動画・資料

動画を YouTube で限定公開しております。 URL は公開しておりませんので、メールに添付の URL をクリックしていただくか、 お問い合わせください。

動画で作成した資料は、こちらからダウンロードできます。

経緯

本学で利用している教職員向けメールシステム（以下、既存メールシステム） は設計が古いため、 利便性があまり高くないことに加え、ソーシャルエンジニアリング攻撃等への技術的な対策が難しく、 文科省から求められているリスク対策の強化、 本学が進めるサイバーセキュリティ対策等基本計画の実行に影響を及ぼす可能性がありました。

そこで、メールシステムの利便性を高めることと技術的なセキュリティ対策をとれるようにすることを主目的に、 既存メールシステムの契約は令和 6 年 6 月までとし、それ以降は新メールシステムに切り替えることとしました。

新メールシステムについては、 現在利用のメールアドレスをそのまま利用できること、 利便性とセキュリティ確保の両立、 高可用性、 運用の容易さ、 コスト（初期導入コスト、ランニングコスト）等を検討した結果、 既存メールシステムのようなオンプレミス型ではなく、クラウド型メールシステムの導入を進める方向となりました。

変わる所/変わらない所

変わらない所

• 今使われている個人メールアドレスは引き続き使用可能です。（ただし、引き続き使用していただくためにはメールアプリ等の設定変更が必要です）
• メールアプリ（Outlook, Thunderbird, macOS メール, Windows メール等）の多くは、設定を変更すれば、引き続き使用可能です。

変わる所

• 6/2 以降、メールアドレスの配送先が、現在のメールサーバからマイロソフトのサーバに変更になります。
• メールの送受信には、本学が発行する MS365アカウント が必須となります。
• メールサーバの保存容量 5GB から 50GB に増加します。
• 学外･海外からも VPN を介さず学内と同様の手順でメールの送受信が可能となります。
• iPhone、Android 等スマートフォンからも使用可となります。
• ウェブメールを使用していた場合、ユーザインターフェイスや機能が変更になります。
• 役職や問い合わせ先等の個人用メールアドレス以外の使用方法や申請方法が変更となります。
• メーリングリスト等の使用手順は変更となります。
• 全教職員に採用時にメールアドレス（マイクロソフトアカウント）を付与します。
• クラウド化はデータセンターの災害対策にもなります。

新メールシステム（クラウドメール）と既存メールシステムとの比較